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Faire la différence c'est simple...

Nous sommes le Samedi 16 Décembre 2017

Comment ne pas être le banquier de ses clients contre sa volonté ?

Le directeur Technique et Financier de Facilenet Consulting Dominique Lameynardie, Directeur Technique et Financier de Facilenet Consulting nous explique pourquoi le fait de comprendre les enjeux des impayés, est crucial pour la survie des entreprises martiniquaises.

En ces temps de crise économique sévère, toutes les entreprises -quelque soit leur taille - sont confrontées à des difficultés liées aux impayés clients d'une part, mais également à des délais de paiement qui s'allongent et ce, malgré la LME (Loi de Modernisation Economique).
Ajoutons à cela une frilosité toujours croissante des banques, et nous obtenons une situation proche de l'implosion, caractérisée par des cessations d'activités en cascades engorgeant littéralement les Tribunaux de Commerce.

En effet, une entreprise peut réaliser un chiffre d'affaires mirobolant, si elle n'est pas capable d'encaisser l'argent que ses clients lui doivent, elle peut très vite se retrouver en faillite.
Les médias ont récemment relatés des faits touchants de grands groupes placés quasiment du jour au lendemain en cessation de paiement ou pire...
Alors, quand cela touche des entreprises plus petites telles que des TPE ou des PME, la chute est encore plus rapide et brutale.

Il devient donc crucial de bien prendre en compte tous les aspects de ce que l'on appelle le «risque client».
Le meilleur moyen pour cela, reste encore de s'informer sur la solidité financière de ses clients et de rédiger avec soin tous les documents contractuels.

impayé

Se protéger contre les mauvais payeurs en les identifiant en amont

S'informer sur ses partenaires commerciaux avant de traiter avec eux est un impératif de bonne gestion.

Aujourd'hui, il existe des outils qui permettent de se faire une opinion assez fiable sur l'état d'endettement des entreprises (clients/prospects), sur leur solvabilité, sur les pouvoirs réels et la situation de leurs dirigeants.
Ces principaux outils sont : le registre du commerce, le cadastre, votre banque, et dans certains cas, vous pouvez même faire appel à des agences spécialisées dans le renseignement commercial.

Tout dépend du montant du, ou des contrat(s) que vous vous apprêtez à signer avec votre client.
Il est bien évident que plus les sommes sont importantes, (en volume mais également en valeur nominale), plus vous procéderez à des recherches poussées pour savoir où vous mettez les pieds.
- Le registre du commerce et des sociétés fournit les coordonnées des représentants légaux de l'entreprise, l'identité des personnes habilitées à engager contractuellement l'entreprise, et les principales caractéristiques de celle-ci.
On peut aussi y obtenir la communication des comptes annuels, sorte de fiche d'identité de l'entreprise concernée.

- Les autres registres tenus par le Greffe du Tribunal de Commerce permettent d'obtenir des renseignements supplémentaires et d'avoir une vue d'ensemble des impayés de votre client.
Les registres du privilège de la Sécurité sociale et du privilège du Trésor, par exemple, permettent de connaître les dettes non réglées de l'entreprise en matière sociale et fiscale (au-delà d'un certain montant).

- Au bureau des hypothèques, on peut obtenir des renseignements sur la situation patrimoniale de l'entreprise.

- Etant votre partenaire financier privilégié (bien obligé, vous lui confiez toutes vos rentrées d'argent), votre banque peut (et doit) vous fournir à votre demande certaines informations d'ordre général sur un client : une appréciation sur sa solvabilité ou l'existence d'effets de commerce impayés, par exemple.
Et ce, sans trahir de secrets stratégiques.
De plus, votre banque dispose de nombreux outils informatifs, dont l'accès à la cotation de la Banque de France, sorte de note de solvabilité attribuée à chaque entreprise.

- Enfin, les agences de renseignements commerciaux, disposent d'une très grande quantité d'informations sur de très nombreuses entreprises.

Bon à savoir  Bon à savoir : La plupart de ces renseignements sont payants, mais leur somme est infime au regard de ce que peut réellement vous coûter un impayé.

Etablir des documents commerciaux clairs et s'y tenir

Bons de commande, devis, bons de livraison, factures, couvrez-vous !
Avant toute vente, que ce soit de la prestation de service ou de la vente de marchandises, vous devez faire signer un devis accepté par votre client et/ou un bon de commande.
En effet, un devis n'a de valeur en cas de litige, que s'il a été accepté et donc, signé par le client.

Respectez les engagements pris lors de la passation du contrat et il vous sera plus facile de faire valoir vos droits.
Il arrive souvent que le seul moyen qu'à un client de se faire entendre en cas de prestation (ou produit) non conforme, c'est de ne pas payer sa facture.
Pour ne pas en arriver là, soyez irréprochable dans la délivrance du produit (ou de la prestation) commandé(e) !

Lors de la mise en place d'un contrat, privilégiez les bons de commandes, car, vous pourrez ainsi y faire figurer vos Conditions Générales de Vente au recto.
Lors de leur rédaction, couvrez tous les cas de figure que vous pourrez rencontrez dans le cadre de l'exercice de votre activité.

Ces Conditions Générales de Vente devront être appliquées à l'ensemble de vos clients sous peine d'être jugées discriminatoires en cas de réclamation.
Indiquez clairement les risques encourus en cas de défaillance et/ou ou de défaut de paiement à l'échéance, ainsi que les frais et procédures qui en découleront.

Ainsi, chez Facilenet Consulting, nos clients savent par exemple, très largement en amont que s'ils annulent une formation moins de 15 jours avant que celle-ci ait lieu, nos honoraires sont dus intégralement.

Se faire payer en monnaie de singe

Demander systématiquement un acompte

Pour limiter votre prise de risque, vous pouvez également demander un acompte à la signature du contrat. Cet acompte peut aller de 20 à 30% du montant total de la facture.
Afin d'éviter toute ambiguité, cette demande d'acompte doit clairement figurer dans vos conditions générales de ventes.
Mobilisez également vos forces de vente. Le client refuse de payer un acompte ? Quelle en est la raison ?

Prévoir des pénalités de retard

Il faut établir certaines clauses, sur lesquelles le dirigeant de l'entreprise peut s'appuyer en cas de litige.
Le cadre contractuel doit être suffisamment protecteur pour l'entreprise.
Vous pouvez également prévoir, dans vos Conditions Générales de Vente, qu'en cas d'impayé les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur.

La loi n'impose pas les pénalités de retard, mais il est conseillé d'en prévoir pour inciter ses clients à respecter les délais de paiement prévus et compenser le coût bancaire des retards de paiement.
Le taux des pénalités de retard que vous appliquerez doit alors être mentionné sur vos factures.

Adresse de commande/livraison, Adresse de facturation, qui commande, qui paye ?
Faites préciser toutes ces informations dès la signature du bon de commande !
Ne donnez pas l'opportunité aux mauvais payeurs de gagner du temps en vous demandant de refaire la facture plusieurs fois avant d'en envisager le paiement.

Indiquez clairement la date de règlement sur chaque facture.
Se contenter de la mention «Paiement à réception de facture » est beaucoup trop vague.
En effet, les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture.

Si aucun taux ne figure au contrat ni dans les Conditions Générales de Vente, le taux de droit commun qui s'applique est le « taux d'intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de sept points de pourcentage minimum»

Tout contrat commercial peut également inclure une clause de résiliation, permettant de mettre un terme à la collaboration de manière anticipée.
Cette dernière générant alors de plein droit une indemnité de résiliation.

important Important: Le taux de la BCE étant peu facile d'utilisation, on peut retenir le taux légal, publié chaque année et valable pour l'année entière, multiplié par quatre ou cinq, de façon à ce que les pénalités soient d'un montant suffisamment dissuasif vis-à-vis des taux bancaires (soit 10 à 12 % environ).
On peut prévoir un taux élevé sans se préoccuper du seuil de l'usure, qui ne s'applique pas aux pénalités.

Gérer à l'amiable ses impayés...

Si malgré toutes les précautions prises, certains de vos clients tardent à honorer leurs dettes, ne laissez pas pourrir la situation et relancez dès les premiers jours du retard.
Par téléphone dans un premier temps, puis très rapidement par courrier, en respectant un process gradué se terminant par une mise en demeure.

Sans résultats probants, à savoir le recouvrement de votre créance, il conviendra alors d'envisager de recourir à la procédure d'injonction de payer qui permet d'obtenir, rapidement et à peu de frais, un titre exécutoire vous autorisant à faire saisir les biens de votre débiteur.
Dans tous les cas, gardez à l'esprit que le temps joue contre vous car vous devez continuer de faire face aux échéances de votre entreprise, (salaires, charges bancaires, commerciales, sociales et fiscales...).


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